Automatisch mails versturen vanuit Power BI
Het Power Platform biedt een hoop mogelijkheden voor interactie tussen de verschillende Power-tools. Het gebruik van één van de tools kan versterkt worden met de functionaliteiten van één van de anderen. Zo kan je gemakkelijk een Power Automate flow starten met data vanuit je Power BI rapportage. In deze demo maak je een knop aan die naar de medewerkers het aantal te weinig geschreven uren mailt vanuit een dataset.
Stap 1
Maak een visual Power Automate voor Power BI (1). Sleep de gewenste velden (2) in het gegevensveld van de visual (3).
Stap 2
Open het bewerkscherm van Power Automate door via de 3 puntjes (1) naar bewerken (2) te gaan.
Stap 3
In het bewerkscherm worden je flows getoond, mocht je deze hebben. Maak een nieuwe flow aan met Nieuw (1) en Instant cloud flow (2).
Stap 4
Maak een nieuwe stap aan en type “outlook” in het zoekveld (1). Scroll naar beneden en selecteer: Verstuur een email (V2) (2).
Stap 5
Selecteer het eerste veld (1) en voeg dynamic content toe (2). De optie “Power BI data Email” zijn de email adressen uit je Power BI dataset.
Stap 6
Zoals te zien is de stap automatisch veranderd in een Apply to each, aangezien er meerdere email adressen in de dataset zitten. Er zal nu een email verstuurd worden aan elke medewerker (1). Voeg het onderwerp van de mail toe (2). In body staat wat er in de mail verstuurd wordt (3). Ook hier kan dynamic content aan worden toegevoegd (4). Niet elk item zal in de lijst weergeven worden, zoek daarom het item op (5) en voeg het toe (6).
Stap 7
Sla vervolgens de flow op (1). Let op: alleen de flow is nu opgeslagen, deze moet echter nog wel toegepast worden op de Power BI knop. Dit kan door Save and Apply te selecteren (2).
Stap 8
De flow kan nu gestart worden via de aangemaakte knop (1). Maar de dynamic content in de flow houdt ook rekening met de selecties in het rapport. Door via een slicer te filteren (2) wordt de email alleen naar de geselecteerde personen verstuurd (3).
Eindresultaat
Het resultaat in een automatisch verstuurde mail met een dynamische inhoud. Door gebruik te maken van andere functionaliteiten van Power BI kan aangepast worden wat er wordt verstuurd en naar wie. Hoe zou je bijvoorbeeld willen voorkomen dat er een mail naar Joost gestuurd wordt, aangezien hij netjes zijn uren heeft geschreven? Hint: dit kan zowel via Power BI als via Power Automate.
