Het Power BI team van Microsoft heeft weer een aantal interessante updates doorgevoerd waarmee de gebruikers (u en wij) nog meer waarde uit onze data kunnen halen. In de update van juni 2023 zitten een paar belangrijke features die we graag willen toelichten.
On-object interactie
In onze update van april spraken we al kort over on-object interactie. Hiermee kun je per visual een een versimpeld menu openen om de visual vorm te geven en in te richten. Het Visualizations menu wat normaal pontificaal aan de rechterkant verscheen, komt hiermee te vervallen. Scheelt ruimte op je scherm!
Wil je de preview eens uitproberen, vergeet dan niet om eerst deze aan te vinken bij Options & Settings:
Bij een visual zul je hierna aan de rechterkant een grafiek-icoontje zien verschijnen, wat een klein menu opent met daarin meerdere
basisinstellingen voor die visual. Denk aan het type visual, de velden op de Y-as en X-as, de waardes die getoond moeten worden, etc.:
Onder het grafiek-icoontje staat een kwastje met nog extra opties. Als je hier op More options drukt krijg je aan de rechterkant van je
scherm een groter opmaakmenu (vergelijkbaar met het oude Visualizations menu) met hierin uitgebreide opties voor opmaak van de visual. Maar: met het on-object menu zal je een groot deel van de visualopties al met één muisklik in een versimpeld menu beschikbaar hebben.
Toch niets voor jou? In de nieuwste release is er doorontwikkeld. Er zijn nu meerdere manieren om het ouderwetse visualmenu aan de zijkant toch te blijven gebruiken in plaats van het on-object menu. Via het knipsel hierboven zie je dat er naast ‘Build a Visual’ een pijltje omlaag staat. Als je hierop klikt, kun je het Format menu weer aan de rechterkant openen. Een andere optie is dat je via View (bovenin) naar Pane switcher gaat en een vinkje zet bij ‘Move Build a visual to pane switcher’:
Zo kun je weer vanaf het menu aan de rechterkant aan de slag met de opmaak van je visual, zoals je gewend bent.
In de laatste release van Power BI is er ook gewerkt aan de mogelijkheid om via het on-object menu zelfs voorwaardelijke opmaak toe te
passen. Selecteer hiervoor de balken in bijvoorbeeld een staafdiagram, druk er dan met je rechtermuisknop op en klik op Fill. Hieronder zie je dat je dan een optie tot Conditional formatting hebt.
Handig als je je visual dynamischer wilt maken: dit kan nu ook via het het eenvoudige on-object menu!
Last but not least: het slepen van measures naar dit menu is eveneens gebruiksvriendelijker gemaakt. Als je een visual hebt geselecteerd en je sleept een measure of veld naar het Build a visual menu bij de visual, dan opent dit zich vanzelf. Daarna kun je door het veld te ‘droppen’ gelijk kiezen op welke plek (X-as, Y-as, waarden) je deze toevoeging wilt. Zie onderstaande video voor een demo!
Nieuwe card visual
De card visual wordt binnen Power BI al lang gebruikt om één
cijfer weer te geven, zoals een totaal of gemiddelde. Dit maakt het eenvoudig om een paar KPI’s naast elkaar in een rapport te plaatsen, om bepaalde belangrijke getallen in één oogopslag te kunnen raadplegen. Echter neemt deze ‘ouderwetse’ cardvisual wat problemen met zich mee.
Hieronder een voorbeeld van een rapportage in de zorgsector: het aantal MIC-meldingen (meldingen over incidenten met cliënten) van dit jaar, vorig jaar, én het verschil tussen deze twee aantallen. Hier kun je de bekende card visuals voor gebruiken:
Het is overzichtelijk zo! Wel kleven er wat nadelen aan: alle objecten in dit rode vierkant (KPI’s, bolletjes, titels) moeten apart van
elkaar worden opgemaakt en beheerd. Dit betekent niet alleen veel moeite voor het vormgeven, maar ook dat alle objecten los van elkaar moeten laden: slecht voor de performance!
Met de nieuwe cardvisual wordt dit verholpen: hiermee kun je meerdere KPI’s en objecten binnen een en dezelfde cardvisual opnemen. Ook zijn de mogelijkheden om deze card visueel aantrekkelijker te maken uitgebreid.
De nieuwe card is te selecteren door het card-icoontje met de bliksemschicht te selecteren. Vervolgens kun je onder ‘Data’ meerdere
measures plaatsen. In de volgorde die jij aangeeft, verschijnen deze measures vervolgens allemaal in de visual.
Het kwastje bij de visual geeft je toegang tot een opmaakmenu, waarin een stuk meer opties zijn opgenomen dan bij de ‘ouderwetse’
card visual (zie ook de uitleg hierboven over on-object interactiviteit).
Het Format menu wat nu aan de rechterkant verschijnt, bevat o.a.opties om de opmaak van je card flink te upgraden. Zo kun je via ‘Layout’ deoriëntatie van de verschillende cijfers in je card aanpassen (verticaal vs.horizontaal gerangschikt, of als matrix). De optie ‘Shape’ is ook nieuw: hiermee kun je bijvoorbeeld de omlijning om je card heen aanpassen (zelfs per hoek verschillend!).
Via de zesde optie in het Format Menu, ‘Cards’, kun je je cardvisualeen visuele boost geven door er een afbeelding in op te nemen. Waar je voorheen afbeeldingen (bijvoorbeeld icoontjes) als aparte visual moest uploaden en beheren, worden deze nu echt geïntegreerd binnen de card: beheersvriendelijker en aantrekkelijker! Verder kun je in het Cards menu losgaan met schaduw, gloed,
kleuren en padding van de card.
Zoals bij de originele cardvisual blijft het nog steeds een optie om de losse KPI’s verschillend vorm te geven! Hierdoor kun je de cijfers binnen de visual bijvoorbeeld voorzien van hun eigen voorwaardelijke opmaak, kader, kleur, getalsnotatie en –eenheid. Via het Cards menu kun je in het eerste menu selecteren welke van je KPI’s je wilt aanpassen:
Hier kun je natuurlijk ook kiezen voor ‘All’.
Kortom, met behulp van de nieuwe cardvisual kun je meer laten zien op een mooiere manier. Omdat je bepaalde instellingen voor de gehele
visual (dus alle KPI’s) kunt laten gelden of voor losse KPI’s, kun je dubbel werk voorkomen maar behoud je de mogelijkheid om verschillende KPI’s anders vorm te geven. Bekijk het onderstaande knipsel voor een beeld van wat er mogelijk is als je de nieuwe cardvisual gebruikt vergelijk met de oude:
Oud (allemaal losse objecten):
Nieuw (allemaal binnen hetzelfde object):
Datamodel in Power BI Service aanpassen: UPDATE
Al sinds april van dit jaar is het een optie om een datamodel behorend bij een Power BI rapportage in de Power BI Service
aan te passen in plaats van in Power BI Desktop. Dit laatste vraagt namelijk extra tijd en performance: je moet het datamodel downloaden en dan lokaal aanpassen in plaats van in de cloud. Daarom is er een feature beschikbaar waarmee datamodelleren vanuit Power BI Service makkelijker wordt gemaakt. Dit is ook een zogeheten preview feature, dat wil zeggen dat hij nog in ontwikkeling is en dat je hem zelf
aan moet zetten om te kunnen gebruiken. Dit doe je als volgt:
1: Klik binnen de juiste workspace
op Workspace settings
2: Ga naar General
3: Vink de optie ‘Users can edit data models in the Power BI service’ aan
Ga nu naar het datamodel (binnen deze workspace) wat je wilt aanpassen en kies in de menubalk bovenin ‘Open data model’. Je komt nu in een soort light-versie terecht van de model view van Power BI Desktop. Hierin heb je dus ook dezelfde bouwopties als in de Desktop app:
Linksboven kun je measures, kolommen, tabellen én rollen aanmaken en wijzigen. Rechts kun je relaties tussen tabellen leggen en wijzigen. Als je vervolgens besluit het datamodel toch als bestand te downloaden, zullen de aangebrachte wijzigingen uiteraard meegenomen worden.
In de Power BI update van juni is er doorontwikkeld op deze feature, waardoor je layouts (‘weergaven’) van je datamodel ook in de Service kunt aanmaken. Dit werkt zoals in Power BI Desktop: hiermee kun je in een afzonderlijk tabblad één bepaald stukje van je datamodel weergeven zodat je het overzicht over deze groep data kunt behouden. Kanttekening: deze layouts die je in de Service hebt aangemaakt, blijven niet behouden als je het betreffende datamodel downloadt en opent in de Desktop app. Andersom geldt hetzelfde: in de Desktop app aangemaakte layouts worden niet mee geüpload naar de Service.
Met deze feature en de recente uitbreiding heb je dus in de webbrowser veel functionaliteiten van Power BI Desktop tot je beschikking: hier kun je vanuit het oogpunt van opslag en performance je voordeel mee doen! Let op: met deze nieuwe feature gaat het puur om het aanpassen van bestaande datamodellen, niet het nieuw aanmaken ervan.
