kostbare wachttijden verkorten

Odfjell verzorgt specialistische opslag, overslag en transport van chemicaliën en bijzondere vloeistoffen over zee. Ze zijn internationaal één van de marktleiders, opgericht in 1914, met vestigingen in onder andere Rotterdam, Houston en Jiangyin (China).

Het vraagstuk

Odfjell was op zoek naar een manier om de wachttijd van vaartuigen verlagen, door de efficiëntie binnen hun eigen organisatie te verhogen. Wanneer een vaartuig ligt te wachten kost dit veel geld en zorgt dit voor ontevredenheid van de klant.

De oplossing

Data warehousing en visualisatie met Power BI

We hebben Odfjell geholpen met het opzetten van een rapportage-omgeving in Power BI. Hierbij hebben we data uit diverse bronnen ontsloten (o.a. SAP, Intelex, Cognos, TMS en Excel). Deze data is centraal opgeslagen in het  datawarehouse zodat de organisatie beschikt over een centrale bron voor alle relevante informatie. Dit datawarehouse bevat data over alle vestigingen en voorziet ook al deze vestigingen middels Power BI van informatie.

Inzicht en direct resultaat

Voor de analyse is data uit het TMS (Terminal Management Systeem) gehaald waarin de diverse events zichtbaar zijn en hoe veel tijd deze kosten. Deze data wordt dagelijks geautomatiseerd aangeleverd en verwerkt in het datawarehouse, waar dit voorheen één keer per maand handmatig (en op een hoog niveau) werd berekend. Op basis van de uitkomst zijn diverse dashboards gemaakt waarin zichtbaar is wat de gemiddelde cycle time over een bepaalde periode.

Op die manier kunnen zij sneller analyses uitvoeren op de data en zelfstandig trends ontdekken. Dit stelt ze o.a. in staat om te bepalen welke delen van het proces de meeste tijdsverlies opleveren en daar verbeteringen op doorvoeren. Doordat de resultaten op dagelijkse basis beschikbaar zijn, kan ook direct worden gemeten wat het effect van de doorgevoerde verbeteringen is.

Tijdsbesparing door geautomatiseerde rapportages

Als vervolg hierop is een management rapportage gecreëerd, met daarin een 360-graden overzicht van de organisatie. Dit rapport is later uitgebreid naar een versie op regionaal (Amerika, Azië en Europa) en lokaal niveau (per terminal). Waar voorheen deze rapportages per terminal in Excel of Powerpoint gemaakt werd, gebeurt dit nu volledig geautomatiseerd. Dit bespaart tijd en zorgt voor een uniforme rapportage over de gehele organisatie.

Bijvangst

Bij het ontsluiten van de informatie van de distillatie-units bleek dat deze informatie enkel beschikbaar was in een Excel document dat handmatig ingevuld werd. We hebben Odfjell geholpen door dit proces te automatiseren. Nu wordt ieder uur automatisch het niveau van de tanks opgevraagd en opgeslagen in een extra database. Op die manier beschikken ze nu over data die actueler en betrouwbaarder is, automatisch wordt verzameld (hiermee niet meer afhankelijk is van een enkel persoon) en meer details bevat (ook informatie over de klant en het product was hierin zichtbaar).

Kansen

Nu Odfjell overzichtelijk inzicht heeft verkregen in alle data, kunnen ze hier zelfstandig mee verder. Dit biedt hun kansen om verdere verbeteringen in de organisatie door te voeren, zoals:

  • voorspellende analyses maken op preventief onderhoud dat plaats moet vinden in de opslag- en overslagtanks;
  • geautomatiseerde analyses invoeren om te bepalen welke parameters voor lagere performance zorgen, en daar optimalisaties in doorvoeren (eventueel verrijkt met publiek beschikbare data zoals weer en waterstanden);
  • bevorderen van incidentmanagement door het bijhouden van meer gedetailleerde parameters bij werkzaamheden, werkschema’s en roosters;
  • verder bevorderen van uniforme invoer van data, om continuïteit in de data en daarmee de organisatie te borgen.

Kerncijfers Odfjell

  • 2963 employees
  • Of these: 1690 seafarers | 690 terminal employees | 383 shipping employees on shore
  • Operating +/- 90 ships
  • 17 offices around the world
  • Eight terminals at key strategic locations: 822 tanks and 3.1 million cbm storage capacity

2963 Medewerkers

  • Zeevaarders
  • In Terminal
  • Op locatie